La transformación digital y la informatización de gestión en las empresas están provocando que cada vez necesitemos utilizar menos documentos en papel. Prácticamente cualquier información puede ser consultada y validada por pantalla, incluidos los formularios: Contratos, solicitudes de información, registros,…. Pero, ¿qué pasa con la firma? Esta rúbrica que da validez a los documentos que cumplimentamos también se puede realizar de manera digital.
¿Por dónde empiezo para firmar digitalmente un documento PDF?
Lo primero es tener instalado en tu equipo un software adecuado para incorporar tu firma digital. El que recomendamos es Adobe Acrobat DC –Gratuito y, posiblemente, el más utilizado-. Este programa te servirá también para abrir los documentos PDF. Lo puedes descargar aquí (Al final del artículo, te indicamos algunos consejos sobre su instalación)
Por otra parte, deberás crear tu propio ID digital para firmar tus documentos. Así se hace:
- Una vez instalado Adobe Acrobat DC, entra en Edición -> Preferencias -> Firmas.
- Encuentra identidades y certificados de confianza y pulsa en ‘Más…’.
- Localiza el siguiente icono en la ventana de ID digitales y púlsalo:
- Selecciona en la nueva ventana “Un ID digital nuevo que deseo crear ahora”.
- En el destino de almacenamiento, indica “Nuevo archivo de ID digitales PKCS#12”.
- Rellena los datos de la siguiente pantalla y pulsa en el botón siguiente.
- Indica nombre de archivo y define una contraseña segura.
Con esto, ya tenemos los elementos necesarios: El programa y la firma digital. Ahora nos queda ver cómo firmar digitalmente los documentos PDF que nos lleguen.
¿Cómo se añade la firma digital?
En primer lugar, por supuesto, tendremos que tener abierto en Adobe Acrobat DC el documento que queremos rubricar digitalmente. Estos son los siguientes pasos:
- Entrar en la pestaña herramientas y pulsar sobre Certificados.
- Entre las opciones que nos muestra esta herramienta, pulsa sobre Firmar Digitalmente. Posteriormente, Acrobat te pedirá que marques con el ratón un cuadro donde ubicar la firma digital.
- Selecciona tu firma en la lista. En esta ventana puedes definir algunos aspectos de aspecto. Es importante, si necesitas que alguien más firme el documento, no marcar la casilla “bloquear documento tras firmar”.
- En la parte inferior, debes añadir la contraseña de nuestra firma y, finalmente, pulsar en firmar.
- Por último, te Acrobat te pedirá que indiques una ubicación para guardar el documento firmado.
Y eso es todo. Siguiendo estos pasos, ya tienes firmado digitalmente un documento PDF.
*¿Qué debo tener en cuenta a la hora de instalar Adobe Acrobat DC?
La web de descarga, como podrás comprobar, está dividida en tres columnas (Versión de Adobe, Ofertas opcionales y Términos y condiciones). En la primera, puedes indicar que Acrobat instale una extensión para abrir PDF desde el navegador que estás utilizando. Sólo es necesario si quieres integrar Adobe Acrobat en tu navegador, que seguramente ya tendrá su propio modo de abrir PDF.
A continuación, están las casillas ‘gancho’ que sugieren que instales MCAfee. Salvo que quieras expresamente instalar McAfee, no marques las casillas. Seguramente ya tendrás tu propio antivirus o, sencillamente, no quieres instalar más cosas de las necesarias.
